Ключевые положения, касающиеся ароматов, в контрактах на производство OEM/ODM

Если вы занимаетесь OEM/ODM в сфере косметики, ухода за домом, ухода за воздухом или даже ароматов в стиле еды, аромат не является «приятным ингредиентом». Это память вашего бренда, риск несоответствия требованиям и головная боль от перепадов качества партий... все в одном флаконе.

Вот мой аргумент: если в вашем производственном контракте ароматизатор рассматривается как обычное сырье, вам придется за него заплатить позже. Вы получите смешение ароматов, сюрпризы с этикетками, бесконечные циклы модификаций и, что хуже всего, электронные письма с вопросом «кто ответственный?» когда что-то пойдет не так.

Я буду придерживаться практического подхода и приводить примеры реальных продуктов, которые можно купить и отправить. Если вы хотите иметь точку отсчета для поставщиков во время чтения, можете начать с главного сайта I'Scent и семейств продуктов:
I’Scent OEM/ODM Производитель ароматических масел и сырья для парфюмерии - АроматaКаталог масел nce - Изысканный аромат - Аромат для личной гигиены - Аромат для ухода за домом - Ароматизатор для ухода за воздухом - Ароматические масла для продуктов питания и напитков - Производитель ароматических свечей | OEM и масла на заказ

Контракты на производство OEM/ODM и риски, связанные с ароматическими веществами

Вы не просто покупаете «запах». Вы покупаете производительность в базе (поверхностно-активные вещества, воск, спирт, растворители), плюс документация (IFRA, SDS, COA), плюс стабильность (контроль партии). Пропустите одну часть, и весь запуск пойдет наперекосяк.

Распространенные виды отказов

• Перенос запаха: партия 1 яркая, партия 2 бледная. Теперь ваши отзывы проваливаются.
• Проблемы с совместимостью: помутнение, расслоение, изменение цвета или привкус «пластика» в средствах для ухода за воздухом.
• Аргументы спецификации: все утверждают, что «он пахнет не так», потому что никто не записал, как его оценивать.

Давайте поговорим о пунктах договора. Не о теории. О пунктах договора, на которых вы можете настаивать.

Право собственности на формулу (интеллектуальная собственность) и конфиденциальность

Если вы не определите, кому принадлежит формула и ДНК аромата, вы, по сути, арендуете свой собственный бренд. Это жестоко.

Право собственности на формулу (IP)

Ваше соглашение должно разделять:

• Справочная информация IP: то, что вы приносите с собой (ваш ориентир, ваше задание, ваше существующее соглашение).
• Разработанная интеллектуальная собственность: что создается в ходе проекта (модификации, варианты, исправления стабильности).
• Разрешенное использование: завод может использовать его только чтобы производить свои товары, а не «перепродавать похожий запах» позже.

Конфиденциальность

Обычного соглашения о неразглашении информации недостаточно, если ваша ценность заключается в формуле аромата. Попросите:

• контроль доступа (необходимость знать),
• правила обработки файлов (без случайных перенаправлений),
• правила хранения образцов (кто хранит, как долго),
• и обязательства после расторжения договора (они не могут продолжать использовать его после вашего ухода).

Черный жаргон, который можно использовать в промышленности: "Мы хотим блокировка спецификации + блокировка формулы. Без бокового замка. Без повторного использования на сером рынке».

Сертификат соответствия IFRA и пакет документации (SDS, COA, список аллергенов)

Бумажная работа не является привлекательной. Однако она необходима для прохождения аудитов, таможенных процедур, регистрации в розничной торговле и контроля качества дистрибьюторов.

Пакет документации

В вашем контракте определите минимальный «набор документов»:

• Сертификат IFRA, соответствующий категории конечного использования
• SDS (паспорт безопасности)
• COA (сертификат анализа) на каждую партию/лот
• список аллергенов, необходимый для вашего рынка
• уведомления об изменениях при обновлении IFRA или изменении сырья

Если вы пропустите этот шаг, то позже об этом пожалеете, когда покупатель запросит документы, а ваш запуск будет находиться в статусе «ожидание» в течение нескольких недель.

Где I’Scent естественно вписывается: Они позиционируют себя как поставщика ароматических масел и сырья для парфюмерии по схеме OEM/ODM с системами IFRA/ISO/GMP/Halal и отслеживаемостью ERP, поэтому документооборот и отслеживание партий не превращаются в хаос.

Раскрытие информации об аллергенах и контроль изменений в маркировке

Именно в этом пункте бренды незаметно теряют время. Ведь даже незначительные изменения в составе могут повлечь за собой изменения в раскрытии информации на некоторых рынках.

Контроль изменений

Напишите так, чтобы производитель не мог изменить:

• поставщик ароматизаторов,
• основные сырьевые материалы,
• или формульная версия,
  без вашего письменного согласия.

Затем добавьте скучные, но важные вещи:

• кто обновляет этикетки,
• кто повторно утверждает макет,
• кто держит старую упаковку,
• и кто испытывает боль от того, что «ой, мы напечатали не то, что нужно».

Черный разговор в отрасли: «Без одобрения сырой обмен. Без скрытности реформа. Мы управляем ECO (инженерное изменение заказа) контроль стиля».

Требования к качеству, критерии приемки и эталонный образец

Запах является субъективным, пока вы не превратите его в систему. Ваш контракт должен выполнять эту функцию.

Критерии приемлемости

Определите приемлемость как комбинацию следующих факторов:

• проверка сенсорной панели (да, тест на запах существует)
• золотой образец (ссылка на сохраненный образец)
• основные физические характеристики (цвет, внешний вид, растворимость в вашей основе)
• требования к стабильности (тепло, холод, свет — в зависимости от формата)

Если вы продаете свечи, вы уже знаете: холодный и горячий аромат могут меняться при изменении состава воска, красителя или наполнителя. Вот почему важно иметь специфическую для продукта сцену, такую как Производитель ароматических свечей | OEM и масла на заказ вопросы. В контракте должно быть указано, как вы будете оценивать «остается неизменным» в реальном восковом отпечатке, а не только на промокательной бумаге.

Управление золотыми образцами

Запишите:

• кто сохраняет,
• где они хранятся,
• и что произойдет, если золотой образец состарится (а это обязательно произойдет).

Небольшое замечание: не усложняйте. Сделайте его удобным, а не академическим.

Процедура отслеживания и отзыва партий продукции

Когда что-то идет не так, важна скорость. Не настроение, не обвинения. Скорость.

Прослеживаемость партий

Ваш договор должен содержать следующие требования:

• идентификационные номера партий на каждой отправке
• отслеживать до сырья
• сохранять образцы по партиям
• и четкий график расследования

Именно в этом случае поможет поставщик, работающий с ERP-системой. Если вы можете отследить партию за считанные минуты, вы сможете изолировать одну партию, а не в панике вытаскивать все.

Процедура отзыва

Пропишите:

• кто кого уведомляет,
• что означает «серьезная проблема» (загрязнение, неправильная маркировка, посторонний запах, нарушение стабильности),
• как запасы помещаются в карантин,
• и как вы обрабатываете последующие возвратные платежи.

Нет необходимости указывать расчет затрат в контракте. Просто определите сферы ответственности, чтобы не спорить, когда возникнет чрезвычайная ситуация.

Компенсация, ограничение ответственности и страхование

Компенсация – это когда люди случайно отказываются от своей защиты. Будьте осторожны.

Компенсация

Поясните, что речь идет о требования третьих лици разделить его по вине:

• производственный дефект и загрязнение → со стороны производителя
• неправильное использование вашего бренда/заявлений/маркетинга → со стороны бренда
• споры о праве собственности на формулу → зависит от того, кто что предоставил

Предельный уровень ответственности

Не позволяйте одной оговорке незаметно аннулировать ваш лимит. Если вы согласовали лимит, придерживайтесь его в гарантии, возмещении убытков и средствах правовой защиты.

Страхование

Попросите предоставить гарантию ответственности за качество продукции. Если ваша категория продукции относится к группе высокого риска (детские товары, товары для чувствительной кожи, аэрозоли, ароматы, связанные с продуктами питания), четко сформулируйте это требование.

Положение об изменении нормативных требований (MoCRA) и специфические требования рынка

Правила меняются. Быстрее, чем ожидают большинство команд, занимающихся разработкой продуктов. Ваш контракт должен учитывать эту реальность.

Положение об изменении нормативных требований

Добавьте раздел со следующим текстом:

• если изменятся законы или требования к раскрытию информации,
• производитель должен поддерживать обновления (документация, пересмотр формулы, примечания о влиянии на этикетку),
• и обе стороны соглашаются с изменением рабочего процесса (график, утверждения, обработка запасов).

Вы не предсказываете будущее. Вы создаете инструмент для его управления.

Таблица «Положение – риск – доказательства»

Используйте эту таблицу в качестве памятки для проверки контракта. Колонка «Доказательства» важна, поскольку она позволяет уйти от обсуждения субъективных мнений.

Различия в категориях продуктов, которые должны повлиять на ваш контракт

Еще одно: сцена имеет значение. Контракт, разработанный для парфюмерии, не будет полностью охватывать моющие средства или освежители воздуха.

Почему это также становится преимуществом в скорости (а не только правовой защитой)

Люди думают, что контракты замедляют работу. Плохие контракты действительно так и делают. Хорошие контракты на самом деле ускоряют работу.

Вот что обычно происходит в реальных OEM-проектах:

• Вы начинаете с краткого описания.
• Вы делаете несколько модификаций.
• Тогда кто-то говорит: «Это близко, но не то».
• Проект повторяется, повторяется и повторяется.

Жесткий контракт вынуждает кратковременное замораживание, спецификация блокировкии четкий сигнал «продолжать/не продолжать». Так и нужно поступать.

Это также причина, по которой сотрудничество с таким поставщиком, как I'Scent может быть коммерчески полезным, а не просто «приятным». Благодаря более чем 20 опытным парфюмерам, библиотеке из более чем 40 000 рецептур и точности дублирования до 98%, вы часто можете начать с проверенной основы, а не с чистого листа. Отбор проб может проходить быстро (1–3 дня), а производство может начаться сразу же (3–7 дней) после утверждения технического задания. Гибкость минимального объема заказа (например, 5 кг для многих существующих кодов, для индивидуальных заказов часто выше) позволяет вам тестировать продукцию, не перегружая склад. И да, это помогает вашему денежному потоку, даже если мы не говорим о цифрах.

Краткий контрольный список для заключения договора (скопируйте и вставьте для следующего звонка)

• Являемся ли мы владельцами формулы и ДНК аромата?
• У нас есть журнал формул с указанием версий?
• Документы IFRA/SDS/COA/аллергены определены как результаты работы?
• Блокируем ли мы несанкционированные обмены сырья и изменения рецептуры?
• Есть ли у нас критерии приемлемости + правила «золотого образца»?
• Требуем ли мы отслеживаемость партий и хранение образцов?
• Процедура отзыва описана с указанием сроков уведомления?
• Ограничивается ли возмещение убытков требованиями третьих лиц, разделенными по вине?
• Ограничения ответственности остаются неизменными во всех разделах?
• У нас есть положение об изменении нормативных требований?

Если вы можете ответить «да» на большинство из этих вопросов, вы не только более безопасны. С вами легче работать. И ваш поставщик будет уважать вас больше, честно говоря.