Como selecionar um fornecedor de óleos de fragrância para amenidades de hotel: 8 passos importantes desde a amostragem até ao contrato

Quando um hóspede faz o check-in num quarto, vê primeiro a cama.
Mas eles sentir a casa de banho e o aroma do átrio.

Se o sabonete líquido tiver um cheiro barato ou se a fragrância do corredor for pesada e provocar dores de cabeça, os hóspedes podem não se queixar imediatamente. Simplesmente não voltam, ou deixam uma estrela sobre o "cheiro estranho". É por isso que o seu fornecedor de óleo de fragrância para amenidades de hotel não é uma compra pequena. Faz parte da sua marca.

Em seguida, verá oito passos muito práticos para escolher um parceiro de fragrâncias para os amenities do hotel. Falamos de operações reais: SKU, MOQ, teste de linha, lote dentro da especificação, não apenas "cheiro agradável". A I'SCENT aparecerá no interior como um exemplo real de como um fabricante OEM/ODM pode apoiar projectos hoteleiros.

Porque é que um fornecedor de óleos de fragrância para amenidades de hotel é importante para a experiência do hóspede

O aroma do hotel não é apenas o difusor do átrio. Está presente em quase tudo:

• Gel de banho, champô, amaciador de cabelo, loção para o corpo
• Sabão para as mãos nas casas de banho e nas áreas públicas
• Difusor para átrio, aromatização de corredores, tratamento do ar de elevadores
• Spray de ambiente, névoa de almofada, velas, difusores de cana
• Detergente para a roupa, amaciador de roupa, mesmo alguns produtos de limpeza

Uma fragrância hoteleira consistente pode reunir tudo isto. Mas para o fazer, o óleo de fragrância tem de ter um bom desempenho em diferentes matrizes (lavagem à base de água, cera, álcool, base de pulverização ambiente). Também tem de respeitar os limites da IFRA, manter a consistência de lote para lote e chegar a tempo.

É por isso que não se limita a "comprar petróleo". Seleciona-se um fabricante de óleo de fragrância para amenidades de hotel que compreenda os seus cenários de utilização.

Passo 1: Definir o perfil de aromas do seu hotel e cenários de utilização de amenidades

Antes de enviar qualquer briefing, é preciso esclarecer três coisas:

1. Posicionamento do hotel
   Negócios, estância, bem-estar, boutique citadina, economia. Uma estância de bem-estar pode ter um perfil aromático mais calmo. Um hotel de trânsito precisa de algo limpo, rápido e não demasiado polarizador.
2. Perfil do convidado
   As famílias, os viajantes em negócios, os amantes de spas, os hóspedes de longa duração, todos lêem os aromas de uma forma diferente. Os hóspedes sensíveis podem necessitar de fórmulas mais suaves e de níveis seguros de IFRA.
3. Onde é que o cheiro vai aparecer
   Utilizará uma nota de assinatura em:
   • Produtos de casa de banho
   • Tratamento do ar do átrio e dos corredores
   • Fragrância de quarto e spray de linho
   • Produtos de lavandaria

Aqui, um fornecedor com experiência em várias categorias ajuda muito. Por exemplo, um parceiro que já trabalha como fabricante de fragrâncias cosméticas para cuidados com a pele e beleza e como fornecedor de fragrâncias para cuidados capilares para champô e amaciador sabe como um perfume de hotel se deve comportar na pele e no cabelo, e não apenas no ar.

Isto parece simples no papel, mas se o briefing não for claro, tudo pode correr mal mais tarde. Passe algum tempo aqui.

Passo 2: Lista de seleção de fabricantes profissionais de óleo de fragrância OEM/ODM

Agora está a construir a sua longa lista de parceiros de fragrâncias. Não está à procura de lojas de hobbies. Está à procura de fabricantes industriais OEM/ODM que possa lidar com o volume do hotel.

Na sua lista de pré-seleção, verifique se o fornecedor:

• Centra-se nos clientes B2B e não apenas nos pequenos compradores de bricolage
• Oferece óleos de fragrância para cuidados pessoais, cuidados domésticos, cuidados com o ar e muito mais
• Fala abertamente sobre o número de fórmulas e a equipa de perfumistas
• Tem experiência com comodidades de hotel ou fornecedores de hotéis

I'SCENT, por exemplo, apresenta-se como um Fabricante de óleo de fragrância e matérias-primas para perfumaria OEM/ODM. Estão no terreno desde 2005, com mais de 40.000 fórmulas e mais de 20 perfumistas seniores. A empresa serve marcas de cuidados pessoais, fabricantes de cosméticos, fornecedores de produtos hoteleiros, cuidados com o lar, cuidados com o ar, produtos de limpeza e até clientes de alimentos e bebidas.

Um parceiro como este pode ler o briefing do seu hotel e sugerir rapidamente candidatos a partir de uma biblioteca existente, em vez de começar sempre do zero.

Quando examinar a lista, pergunte:

• Há quanto tempo trabalha com projectos hoteleiros ou de amenidades?
• Lidam com aromas de catálogo padrão e com desenvolvimento totalmente personalizado?
• Como é que gerem os testes de linha para novos hotéis?

Se não conseguirem responder numa linguagem clara, isso é um sinal.

Passo 3: Verificar a conformidade IFRA, ISO, GMP e Halal dos óleos de fragrâncias

Um cheiro agradável não é suficiente. É preciso uma papelada limpa. No mínimo, todos os óleos de fragrância para amenidades de hotel que utilizar devem vir acompanhados:

• Certificado IFRA com a categoria correta para a sua utilização final
• Ficha de Dados de Segurança (FDS)
• Certificado de análise (CoA)
• Lista de alergénios quando necessário
• Certificações adicionais se o seu mercado ou marca as exigirem: ISO, GMP, Halal, etc.

A I'SCENT destaca as certificações IFRA, ISO, GMP e Halal, para além de um sistema ERP que regista todos os lotes para uma rastreabilidade total. Este tipo de conversa - "rastreabilidade", "controlo de lotes", "libertação de acordo com as especificações" - é o tipo de conversa que se quer ouvir de qualquer fornecedor.

Fazer perguntas muito simples mas difíceis:

• "Podem enviar-me uma amostra da IFRA e da FDS para uma fragrância de gel de banho?"
• "Como é que lidam com lotes fora das especificações?"
• "Mantém amostras de retenção para cada lote?"

Se as respostas forem lentas ou confusas, já sabe.

Passo 4: Planear a amostragem do óleo de fragrância do hotel e o teste no quarto

Cheirar um mata-borrão no escritório não é suficiente. A vida real é água quente, vapor, ar condicionado, produtos químicos de limpeza, hóspedes cansados.

É necessário um plano de amostragem pequeno mas estruturado. Um plano de fabricante de fragrâncias de hotel para aromas de átrio ou fabricante de óleo de fragrância para difusor apoiará de bom grado esse tipo de ensaio em linha.

Plano simples de amostragem de aromas de hotel

Não é necessário um grande projeto de investigação. Mas devia:

• Registar comentários como "demasiado forte", "demasiado doce", "desapareceu depois do duche", "fresco mesmo na manhã seguinte"
• Verificar como o aroma se comporta com a água local, o clima e os seus produtos de limpeza
• Compare 2-3 candidatos, não 10, ou o nariz da sua equipa fica cego

A recolha rápida de amostras facilita este processo. A I'SCENT pode normalmente enviar amostras em 1-3 dias. Se precisar de um ajuste ("menos doce", "mais amadeirado"), isso não prejudica o seu prazo.

Etapa 5: Rever o MOQ, o prazo de entrega e a cadeia de fornecimento de óleos de fragrâncias para Hotel Amenities

Deixemos agora as emoções por um momento e falemos da cadeia de abastecimento.

Perguntas que deve sempre fazer a um potencial fornecedor de fragrâncias para hotéis:

• Qual é o vosso MOQ para óleos de fragrância padrão?
• Qual é o vosso MOQ para um perfume de hotel totalmente personalizado?
• Prazo de entrega normal para encomendas repetidas?
• Pode dar apoio a produções urgentes quando um hotel faz uma previsão insuficiente?
• Como é que se mantém a consistência de lote para lote quando o volume aumenta?

A I'SCENT apresenta alguns números claros: MOQ inicial baixo, cerca de 5 kg para óleos normais, e normalmente cerca de 25 kg para aromas personalizados. Amostras em 1-3 dias, produção em cerca de 3-7 dias. Para as comodidades dos hotéis, isto é útil porque as datas de pré-abertura e os calendários de remodelação mudam frequentemente.

Não é necessário incluir uma discriminação completa dos custos no contrato, mas é preciso ter uma ideia:

• Se os pequenos carregamentos continuam a ser "permitidos" ou se é sempre punido
• A forma como lidam com os picos sazonais (por exemplo, períodos de reserva de feriados)
• Se o ajudarem a planear o stock de segurança para as principais unidades de manutenção de stock, para que não fique sem stock

Preste atenção a palavras como "tempo de espera", "taxa de enchimento", "previsão", "stock de segurança". Isso é conversa de operações reais.

Passo 6: Avaliar a sustentabilidade, a segurança e o risco de alergia dos hóspedes

Atualmente, mais hóspedes lêem os rótulos. Os clientes empresariais e as OTAs preocupam-se com a sustentabilidade e não apenas com a contagem de fios.

No caso dos óleos de fragrância para amenidades de hotel, informe-se junto do seu fornecedor:

• Compatibilidade com sistemas de dispensadores recarregáveis, não apenas com mini-garrafas
• Opções para linhas mais suaves: pele sensível, amiga do bebé, conceitos de spa
• Posicionamento vegan ou sem crueldade, se a sua marca o desejar
• Perfis de alergénios mais baixos para mercados com elevada sensibilidade
• Qualquer apoio a regulamentos locais sobre alergénios ou COVs

Uma vez que a I'SCENT também fornece fragrâncias para cuidados domésticos, cuidados com o ar e produtos relacionados com bebés, já lidam com especificações de segurança rigorosas. Concebem óleos que sobrevivem à lavagem a quente, à lavagem da loiça, ao tratamento de tecidos e que continuam a cheirar a limpo - uma boa prática para a lavandaria e o serviço de limpeza de hotéis.

Não é necessário transformar todas as divisões num laboratório ecológico, mas deve, pelo menos, evitar problemas óbvios: alergénios muito agressivos, solventes baratos, cheiros que combatem a sua área de F&B.

Passo 7: Testar o desenvolvimento de aromas personalizados e a capacidade de correspondência de fragrâncias

Muitos hotéis não estão satisfeitos com o "catálogo n.º 27". Querem um aroma de assinatura que lhes pertença e que funcione em diferentes utilizações.

Aqui, três competências são importantes:

1. Criação de aromas personalizados para amenidades de hotel
   O seu fornecedor deve ser capaz de ler uma breve história da marca e transformá-la num resumo exequível. Um parceiro como a I'SCENT, com mais de 20 perfumistas seniores e uma grande base de fórmulas, pode partir de acordes existentes e adaptá-los ao seu átrio, quartos de hóspedes, spa e comodidades.
2. Duplicação de fragrâncias / correspondência de fragrâncias
   Talvez já tenha um aroma com outro fornecedor, mas precisa de um melhor serviço ou disponibilidade. Um fornecedor que ofereça uma correspondência de alta precisão (por exemplo, próxima de 98% em muitos casos) pode reconstruir esse cheiro para que os hóspedes continuem a sentir "este é o nosso hotel", enquanto nos bastidores muda de fornecedor. Isto é muito valioso quando é necessário reduzir o risco de fornecimento.
3. Apoio técnico em várias matrizes
   A fabricante de fragrâncias de velas para velas de hotel, a fabricante de óleo de fragrância para difusor e um fornecedor de fragrâncias para cuidados do ar lidam diariamente com o lançamento a quente, lançamento a frio, ponto de inflamação, solubilidade, resíduos no tecido e muito mais. Esta conversa "nerd" é o que mantém o seu ensaio de linha sem problemas.

Quando falar com a equipa, repare se mencionam "matriz", "estabilidade da linha", "lote dentro das especificações", "controlo da reformulação". Se apenas disserem "não se preocupe, o aroma é muito popular", isso não é suficiente.

Passo 8: Definir padrões claros de contrato para o óleo de fragrância de amenidades de hotel

Último passo: pôr tudo por escrito. Não precisa de ser um grande livro jurídico, mas pelo menos um documento claro acordo de qualidade e de fornecimento.

Pontos a abordar:

• Nome exato da fragrância, código e versão para cada comodidade SKU
• Dosagem permitida para cada tipo de produto (champô, gel de banho, loção, difusor, vela, roupa)
• Documentos necessários por lote: IFRA, SDS, CoA, folha de alergénios, se necessário
• Regras de controlo de alterações: não há alterações de fórmulas sem aprovação por escrito
• Prazos de entrega, encomendas mínimas, tratamento das encomendas urgentes
• Processo de reclamação: como tratar um lote fora de especificação, quem paga o quê
• Política de conservação de amostras e orientações sobre o prazo de validade

Também podem acordar num ritmo de revisão simples. Talvez uma vez por ano, você e o seu parceiro de fragrância sentam-se e verificam:

• Comentários dos hóspedes e críticas em linha que mencionam o aroma
• Registos de reclamações sobre irritação ou mau cheiro
• Nível de serviço: entregas atempadas, documentos corretos, zero misturas

Não se trata de assustar o vendedor. Trata-se de construir uma parceria estável e adulta.

Como a I'SCENT apoia projectos de fragrâncias de amenidades para hotéis

Se juntarmos tudo isto, como é que é um bom parceiro para o óleo de fragrância de amenities hoteleiros? A I'SCENT é um exemplo claro:

• Foco em OEM/ODM com alcance global
  Fornecem óleo de fragrância e matérias-primas para perfumes a marcas de cuidados pessoais, cosméticos, fornecedores de hotéis, produtos de limpeza, cuidados com o ar e até alimentos e bebidas. Isto dá-lhes uma visão alargada de como o aroma funciona em diferentes cenários de utilização.
• Grande biblioteca de fórmulas e perfumistas especializados
  Mais de 40.000 fórmulas de fragrâncias e mais de 20 perfumistas seniores significam que podem responder tanto a "queremos um aroma de assinatura totalmente novo" como a "queremos um aroma que corresponda ao nosso atual aroma de lobby".
• Resposta rápida e disciplina industrial
  Amostras em cerca de 1-3 dias, produção em massa normal em 3-7 dias, MOQ padrão baixo em torno de 5 kg, aromas personalizados normalmente em torno de 25 kg. Sistemas de qualidade como IFRA, ISO, GMP, Halal e rastreabilidade ERP mantêm cada lote sob controlo.
• Suporte para hotéis de várias categorias
  De óleos cosméticos perfumados para cuidados da pele para fragrância para champô de cuidado capilar, de óleos perfumados para lobby de hotel para fragrância para cuidados com o ar e fragrância de velas para velas de hotelSe o seu parceiro for um só, pode alinhar o seu aroma através de muitos pontos de contacto.

Se está a planear um novo hotel, a renovar a sua linha de amenidades ou se está apenas cansado de uma oferta instável, pode seguir estes oito passos como uma lista de verificação. Depois, partilhe a história da sua marca e os cenários de utilização com a I'SCENT através do seu página de contacto.

A partir daí, trata-se de um trabalho simples e honesto: um bom resumo, boas amostras, um contrato claro e um aroma que os clientes recordem de uma forma positiva - e não com uma má crítica.