Se trabalha com fornecedores de fragrâncias OEM, já sabe isto: a maioria dos projectos não falha no laboratório. Eles falham na caixa de entrada.
Um resumo parece bom, a amostra cheira "quase lá", a janela de lançamento é fixa. Depois, de repente, estamos a lutar contra os limites da IFRA, contra a turvação de um champô sem sulfatos ou contra velas sem lançamento a quente. Muita dessa confusão começa com pequenas falhas de comunicação que se transformam em grandes problemas.
Neste artigo, vamos falar sobre 10 erros de comunicação comuns em projectos de fragrâncias OEMcom cenas de projectos reais e correcções simples. Também mostrarei onde I'Scent pode intervir como um parceiro a longo prazo e não apenas como mais um fornecedor na sua lista de fornecedores.
Se quiser ver as nossas principais gamas, pode consultar:
Antes de nos aprofundarmos, eis uma breve descrição geral de como estas questões se apresentam do seu lado da secretária.
| Erro de comunicação | O que se vê no projeto | Impacto na sua marca |
|---|---|---|
| Resumo vago da fragrância | As amostras são "bonitas mas não estão certas" após muitas rondas | Tempo de lançamento perdido, equipa cansada |
| Especificações incompletas | Turvação, coloração, fraca carga olfactiva | Trabalhos laboratoriais suplementares, repetição de testes, reuniões suplementares |
| Aceitar respostas incorrectas | Longos intervalos de correio eletrónico, sem resposta clara | Perde-se o controlo da cronologia |
| Nenhum proprietário único | Equipas diferentes enviam mensagens contraditórias | Direcções confusas para o OEM |
| Sem ritmo de chamada fixo | Os problemas surgem à última hora | "Exercício de incêndio" antes do lançamento |
| Calendário irrealista | Tudo parece feito à pressa | Maior risco de perda de qualidade |
| Regras de qualidade difusas | Argumentos sobre "suficientemente bom" | Tensão entre marca e OEM |
| Fraco controlo das alterações | "Quem é que aprovou esta alteração?" | Rastreabilidade e risco de alegação |
| Ignorar a cultura / o tempo | Interpretação incorrecta do tom, detalhes mal compreendidos | Base errada, carga de perfume errada |
| Tratar o OEM como fornecedor | Feedback técnico tardio | O produto não corresponde ao conceito |
Agora vamos desvendar cada erro com cenas e linguagem simples.
Um resumo típico é mais ou menos assim:
"Precisamos de um floral limpo para um gel de banho para o corpo, jovem, feminino, de preço médio, suave e de longa duração."
À primeira vista, parece-me bem. Na prática, é muito confuso. O seu laboratório OEM ainda tem de adivinhar:
Quando essa informação está em falta, o perfumista preenche as lacunas com o seu próprio gosto. Recebe uma boa amostra, mas não corresponde ao seu código da marca ou os seus hábitos de cheiro locais. Depois, passamos por rondas e rondas de "quase".
Em I'ScentA nossa equipa de mais de 20 perfumistas seniores e a nossa biblioteca de mais de 40.000 fórmulas permitem-nos avançar muito rapidamente, mas continuamos a precisar de um briefing preciso. Quando o âmbito é claro, conseguimos atingir a sua direção em menos mods e a sua janela de lançamento fica mais segura.
Como resolver o problema com o seu parceiro OEM
Se já tiver um estilo, pode indicar-nos uma gama, por exemplo, "sentimento semelhante a este Fragrância cosmética para cuidados com a pelemas mais quente para a utilização de loções".
A história de marketing é divertida. As especificações são aborrecidas. Mas sem elas, o projeto perde tempo.
Diz: "champô transparente, cheiro forte a lavandaria, seguro para crianças". Boas intenções, não especificações.
O vosso OEM ainda não sabe:
É assim que se acaba com uma amostra de laboratório cristalina e um lote de produção turvo. Ou uma vela que cheira bem quando cheirada a frio, mas que quase não tem cheiro a quente.
O que deve incluir a ficha técnica
Na I'Scent, integramos isto no nosso trabalho diário. Para os cuidados pessoais, concebemos óleos como o nosso Fragrância para champô para cuidados capilares ou Óleos de fragrância para sabonetes em torno de verdadeiras bases tensioactivas, para que se comportem na sua fórmula e não apenas num copo de vidro.
A pergunta é clara:
"Podemos elevar a dosagem a este nível na Categoria 4 da IFRA para esta SKU de fragrância fina?"
Depois, espera-se. E espera. Talvez três dias depois receba uma resposta de uma linha: "sim, não há problema". Sem anexo, sem explicação, sem documento IFRA atualizado.
Se aceitar este estilo uma vez, está a ensinar ao fornecedor que não há problema. Com o passar do tempo, o seu projeto funciona com base em suposições e esperanças. Só se apercebe do risco real quando já é quase demasiado tarde.
Um parceiro OEM profissional deve fornecer-lhe:
Em I'ScentA nossa promessa de rapidez (amostras em 1-3 dias, produção em 3-7 dias, MOQ baixo a partir de 5 kg, aromas personalizados normalmente a partir de 25 kg) só funciona quando a comunicação segue o mesmo ritmo. Se não respondermos, toda a sua cadeia de fornecimento pára, por isso levamos isso muito a sério.
Outra questão clássica:
Do seu lado, parece um "bom trabalho de equipa". Do lado do OEM, parece que são três clientes diferentes.
Isto cria ruído:
Melhor forma de gerir o projeto de fragrâncias
Na I'Scent, espelhamos isto com o nosso próprio proprietário de conta e líder de laboratório, para que saiba sempre para onde enviar o feedback e quem está a conduzir cada SKU.
Se só se fala quando algo se avaria, cada chamada parece uma crise.
Muitos projectos OEM decorrem durante meses com e-mails soltos e depois todos entram em pânico mesmo antes do primeiro enchimento. Problemas como a mudança de cor, o desvanecimento do aroma ou a reação da base aparecem na pior altura possível.
Um ritmo fixo mantém as coisas calmas. Não são necessários grandes decks, apenas uma estrutura simples, por exemplo:
| Fase do projeto | Ritmo sugerido | Principais temas |
|---|---|---|
| Resumo para os primeiros mods | Chamada semanal de 30 minutos | Direção, parâmetros de referência, primeiro feedback |
| Fase de estabilidade | Controlo quinzenal | Comportamento da base, claridade, descoloração |
| Pré-produção | Chamada semanal | IFRA, controlos de embalagem, informações sobre ensaios de linha |
| Pós-lançamento | Revisão mensal | Feedback do consumidor, reclamações, próximas SKUs |
Uma vez que a I'Scent utiliza um sistema ERP avançado para uma rastreabilidade total, podemos apresentar dados reais sobre os lotes nestas conversações, em vez de nos limitarmos a dizer "deve estar tudo bem". Isto ajuda muito quando se gerem muitas unidades de manutenção de stock ao mesmo tempo.
Alguém promete à direção:
"Podemos lançar a nova linha de perfumes, os cuidados corporais correspondentes e o aroma de hotel antes da estação."
Num diapositivo isso parece exequível. Na realidade, continua a ser necessário:
Se comprimir tudo isto numa janela muito apertada, está a empurrar o seu OEM para um modo de pressa permanente. O risco aumenta, o stress aumenta e a qualidade tende a diminuir.
Desde I'Scent já possui uma enorme biblioteca de mais de 40.000 fórmulas e pode replicar acordes complexos com uma precisão até 98%, podemos por vezes saltar as fases iniciais de "procura". Por exemplo, se criar velas, sprays de hotel e difusores de palhetas com base no mesmo código de aroma, podemos começar com um Óleo de fragrância para velas e adaptá-lo a cada base em vez de criar três bases totalmente novas.
Ainda assim, precisamos de datas honestas. Diga ao seu OEM a sua verdadeira janela de lançamento, a sua data de envio obrigatória e onde pode flexibilizar um pouco. Isto é respeito básico pela cadeia de fornecimento.
Talvez conheças este tipo de conversa:
Sem clareza métodos de avaliaçãoSe a pessoa diz "menos difusivo", outra diz "não, é igual". Alguém diz "menos difusivo", outro diz "não, é igual". Não existe uma linguagem partilhada.
A qualidade dos óleos de fragrância não se limita aos gráficos de GC e aos valores de ensaio. É também:
Na I'Scent, realizamos painéis regulares para diferentes cenas. Por exemplo, testamos Fragrâncias de amaciador de roupa em ciclos de lavagem reais, com secagem em linha e secagem na máquina. Isto pode parecer um exagero, mas evita a queixa clássica: "o frasco tem um cheiro forte, mas a roupa cheira a vazio".
Pode copiar esta abordagem de uma forma ligeira: alinhe-se com o seu OEM num método de teste pequeno e repetível e anote-o. Utilize-o sempre. Utilize-o sempre.
A comunicação não se limita a e-mails e chamadas. O seu contrato e o seu processo de mudança também falam. Se forem silenciosos, os problemas surgem mais tarde.
Lacunas comuns:
Mais tarde, quando algo corre mal, a primeira pergunta é "quem é que aprovou isto?". E muitas vezes ninguém sabe.
I'Scent trabalha com IFRA, ISO, GMP e Halal enquadramentos. Cada lote é monitorizado no nosso sistema ERP, desde o lote de matéria-prima até ao tambor acabado. Quando encomenda um único Base de fragrância fina como Amber Wood EDPSe o utilizador não tiver a possibilidade de comprar um lote, obtém o conjunto completo de documentos e a rastreabilidade do lote.
Não precisa de uma grande equipa jurídica para melhorar a sua posição. Comece com pouco:
Trabalhar em vários fusos horários é ótimo. Enquanto dormes, o laboratório pode trabalhar. Mas isso só ajuda se adaptarmos a nossa forma de falar.
Problemas típicos:
Correcções simples que já ajudam muito:
O nosso Óleos de fragrância personalizados para hotéis Os projectos dependem muito deste tipo de contexto. Um spa no Sudeste Asiático e um hotel urbano na Europa não vão ler "relaxante" da mesma forma.
Na I'Scent, tentamos manter a linguagem simples e direta, mas pode ajudar enviando informações estruturadas em vez de notas de conversação meio esquecidas.
Se tratar o seu fornecedor de fragrâncias como uma mera mercadoria, normalmente obtém resultados de mercadoria.
Quando se envia apenas uma OP e se pede "barato, forte, frutado", o fabricante de equipamento original trabalha às cegas:
Um bom parceiro pode ajudar:
É por isso que o I'Scent se concentra em Óleo de fragrância e matérias-primas para perfumaria OEM/ODM em vez de nos limitarmos a vender "cheiros agradáveis". O nosso portfólio abrange óleos de perfume, cuidados pessoais, cuidados domésticos, cuidados com o ar e algumas notas relacionadas com a alimentação de uma equipa integrada. Pode ver o panorama mais alargado na nossa Sobre I'Scent ou a nossa página Visão geral do serviço de óleo de perfume OEM.
Quando compreendemos o seu roteiro, podemos planear com antecedência o tempo de laboratório, a matéria-prima, o trabalho de painel e a documentação. Os seus próximos lançamentos são mais fáceis, e não apenas o projeto que tem hoje na sua secretária.
Os grandes projectos de fragrâncias OEM não são mágicos. Resultam de muitos hábitos pequenos e muito humanos bem executados: resumos claros, prazos honestos, especificações simples, testes repetíveis e controlos constantes.
Para terminar, eis uma rápida recapitulação que pode utilizar como uma mini-lista de controlo:
| O que mudar este mês | Acções simples que pode tomar |
|---|---|
| Cuecas demasiado fofas | Utilizar uma página com o utilizador-alvo, o mercado, a base, os parâmetros de referência e os elementos essenciais |
| Especificações dispersas | Colocar informações de base, categoria IFRA, dosagem e reivindicações num ficheiro partilhado |
| E-mails demasiado lentos | Chegar a um acordo sobre o tempo de resposta com o seu OEM e cumpri-lo |
| Propriedade confusa | Nomear um proprietário interno e um proprietário OEM para cada projeto |
| Sem ritmo | Marcar chamadas curtas e recorrentes durante as fases críticas |
Se quiser experimentar uma forma mais simples de trabalhar sem grandes riscos, comece por uma SKU ou um formato. Por exemplo, teste um novo Fragrância cosmética para cuidados com a pele, ou um Óleo de fragrância fino para uma edição limitada. Veja como é quando ambas as partes falam claramente e agem rapidamente.
Em I'ScentCom a nossa experiência, podemos produzir amostras em 1-3 dias e a produção em 3-7 dias, com volumes iniciais baixos e total rastreabilidade. Esta rapidez só funciona quando a informação flui corretamente de ambos os lados. Se não sabe por onde começar, basta enviar-nos uma breve mensagem através da nossa página de contacto. Diga-nos o seu formato, o seu mercado e o seu calendário. Ajudá-lo-emos a limpar primeiro a comunicação e depois a construir o cheiro.
